备案是以注册在国外或其他州的公司在该州正式营业的时间为准，原则上在雇佣全职员工或租赁的办公室开业之前，就必须要进行Foreign company登记注册。其他州成立的公司在本周内登记备案这种注册被称为“备案”，这样的公司在该州被称为“外州公司”。
出于公共安全、利益、税收和其他方面的考虑，各州政府需要知道有哪些企业在该州实际营业，如果查到企业没有做备案，随时会被要求暂停经营。

*根据各州的具体规定，“经营业务”的含义因州而异。例如，加利福尼亚州可能会要求一间公司根据其支付给该州居民的赔偿金等情况进行备案，即使该公司收入源于加州以外的其他州或国家。

通常，计划在多个州或司法管辖区运营的公司有两种布局方案：
1 备案公司：作为一家拥有一个管辖权的单一公司运营，该公司为本州公司，并在其他州备案为外州公司；
2 控股公司：创建一家拥有所有其他公司股票的主要公司（或母公司），其他公司在其经营的每个州注册为本州公司。主要公司（或母公司）通常被称为控股公司，而单独的公司被称为子公司。如果母公司拥有其全部股票，其他州则为全资子公司。

将公司作为控股公司和各州的独立子公司进行运营，还是作为单一主体公司运营，在其所在州以外的其他州备案为外州公司，取决于公司高管和股东对公司运营方式、责任和税收规划等方面的考虑，没有绝对的优劣之分。

银行可能有资格获得联邦特许经营，但联邦特许银行仍须在特定州注册备案。

美国的许多上市公司在特拉华州注册（更有利的公司治理条例），或在内华达州注册（更有利的税收规定和公司高管责任保护），然后在其经营业务的所有其他州备案为外州公司。这种情况，该公司是特拉华州或内华达州的本州公司，也是其注册的任何其他州（或国家）的外州公司。

虽然选择公司的司法管辖区所在地往往也会从税收优惠角度出发，但在另一个州注册为外州公司也可能会产生新的税负。
例如，内华达州、德克萨斯州和怀俄明州没有州所得税。如果该公司有在其他州进行外州备案，则可能也需要在其已备案的其他州申报州税。如果该公司作为C-corp纳税，可能需要按照每个州产生的收入比例，向其备案的州（可能会有多个州）缴纳州所得税。

美国税法本身就很复杂，将现有公司在其他州进行外州备案往往也会增加复杂性。

大多数国家政府都要求在境外成立的公司在其境内实际经营之前登记注册。在英国和许多从英国法律衍生出公司法的司法管辖区内，此类公司被称为“海外公司”（overseas companies）。